Provincie Zeeland

Jobid=1ffed6efcbcc (0.1005)

Werk jij graag samen met anderen in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving? Wil je commissie- en Statenvergaderingen, informatiebijeenkomsten en werkbezoeken mede tot een succes maken en ben je een digitaal informatietalent? De Provincie Zeeland zoekt een:

Commissiegriffier (32-36 uur)

(Schaal 10)

Werken bij de Statengriffie

De Statengriffie bij de Provincie Zeeland heeft een belangrijke rol in het reilen en zeilen rondom Provinciale Staten. Lees meer informatie over de Statengriffie op onze website; Onze veranderende werkwijzen

Het werkveld van Provinciale Staten en de Staten(leden) verandert als gevolg van maatschappelijke en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Te denken valt aan de groeiende hoeveelheid informatie die Statenleden ontvangen, de decentralisaties en transities, de toenemende complexiteit van geld- en financieringsstromen en de toename van samenwerkingsverbanden. De Statengriffie speelt hierop in met een doorontwikkeling van haar twee kerntaken: (strategische) advisering en (digitale) dienstverlening. Het toekomstbestendig organiseren van de totstandkoming, behandelwijze en procedures van besluitvormingsprocessen rondom maatschappelijke strategische (transitie)opgaven en de integrale digitale ontsluiting van informatie, opslag/beheer en archivering ervan staan hierin centraal.

Jouw bijdrage als commissiegriffier

Je faciliteert, regelt en bewaakt allerlei zaken rondom (commissie)vergaderingen van Provinciale Staten: van een goede logistiek rondom deze vergaderingen (denk aan de planning van (gast)sprekers) en advisering over de meest optimale voortgang in de processen tot de opvolging van toezeggingen die gedaan worden en de (digitale) communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van de informatie die hiervoor nodig is.

Taken die daarbij horen zijn onder andere:

Begeleiding van het vergader- en besluitvormingsproces binnen de commissies

Je leidt het vergader- en besluitvormingsproces binnen de commissies in goede banen en houdt de vergadersystemen op orde;

Je zorgt voor de totstandkoming van de commissie agenda in overleg met de Statengriffier en de commissievoorzitter;

Je adviseert over de wijze van behandelen van stukken;

Je bewaakt proactief de gestelde termijnen voor het aanleveren van informatie;

Je zorgt voor de verslaglegging van commissievergaderingen;

Je neemt vragen van commissieleden, ambtenaren en anderen in ontvangst, ziet toe op de opvolging daarvan en lost knelpunten op;

Ook bied je ondersteuning (organiserend, inhoudelijk en procesmatig) voor ad-hoc commissies en bijeenkomsten en geef je uitvoering aan ontwikkelde voorstellen en opdrachten.

Doorontwikkeling digitale informatieontsluiting

Vanuit je begeleidende rol in het vergader- en besluitvormingsproces draag je dagelijks zorg voor de ontsluiting, het beheer en de archivering van relevante informatiestromen. De manier waarop dit gebeurt, wordt mede door jouw bijdrage toekomstbestendig gemaakt;

Je werkt volop mee aan de doorontwikkeling van een integrale informatieontsluiting, beheer en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen, zodat informatie sneller gevonden kan worden;

Je volgt en vernieuwt hierbij de beleidslijnen, spelregels en procedures die we binnen de Statengriffie met elkaar hebben afgesproken en voelt je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatorische ondersteuning en digitale communicatie, informatieontsluiting, beheer en archivering die we bieden.

Hoe je te werk gaat

Je werkt als commissiegriffier onder leiding van de Statengriffier voor de leden van Provinciale Statencommissies. Je komt terecht in een actief team met collega’s van de Statengriffie dat werkt volgens (veranderende) beleidslijnen, regels en procedures. Binnen het team ben jij een van de drie commissiegriffiers, maar we springen gemakkelijk in waar nodig.

De politiek-bestuurlijke dynamiek rondom maatschappelijke strategische (transitie)opgaven en de veranderende werkwijzen van de Statengriffie zorgen voor veel afwisseling in het werkgebied. Dit geeft je volop kansen om jezelf te ontwikkelen op inhoud en functie.

Naast de samenwerking met je directe collega’s ben je een verbindende schakel voor de leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar ook voor Gedeputeerden, medewerkers uit de ambtelijke organisatie en externe partijen.

Je wisselt hierbij informatie uit en geeft (algemene) organisatorische, procedurele en bestuurlijk inhoudelijke toelichting. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en de (mogelijke) belangen die spelen. Je houdt je vak bij, volgt de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en bent op die manier niet alleen in organisatie, maar ook op proces en inhoud een waardvolle commissiegriffier.

Wie we zoeken

De werkzaamheden van een commissiegriffier vragen inzet van een echte aanpakker met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Je hebt ervaring in het vakgebied en ervaring met digitale informatiesystemen:

Je beschikt over een relevante voltooide HBO of WO opleiding, bij voorkeur op het gebied van bestuurskunde of politieke wetenschappen. Vanwege de digitale informatiestromen is specialisatie en werkervaring op het gebied van informatiemanagement (digitale communicatie en informatiebeheer) of documentaire informatiewetenschap (digitaal archief en documentmanagement) een pluspunt;

Je bent bekend met het reilen en zeilen van het openbaar bestuur en die van een provinciale overheid in het bijzonder alsmede de verschillende beleidsterreinen en de maatschappelijke opgaven van Zeeland;

Je bent gewend om met vergader-, zaak- en documentmanagement-systemen en procesapplicaties te werken (bijvoorbeeld iBabs, Corsa, Adobe, Zaaksysteem) en maak je nieuwe processen/systemen snel eigen.

Je hebt organiserend vermogen en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;

Je houdt van plannen, bijeenkomsten organiseren, adviseren en verslag leggen in een politiek bestuurlijk dynamisch speelveld en je begrijpt hoe belangrijk het is dat de organisatie rondom de Statencommissies vlekkeloos en soepel verloopt;

Hiervoor gebruik je jouw klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit en inlevingsvermogen en kan je je verplaatsen in de positie van volksvertegenwoordiger en hebt een goed ontwikkelde antenne voor politiek bestuurlijke verhoudingen en (tegengestelde) belangen die daarbinnen spelen;

Je kunt je kennis van het vakgebied inzetten om processen te verbeteren en de digitale communicatie, ontsluiting,

beheer en archivering van informatiestromen duurzaam te optimaliseren.

Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;

Je werk staat volledig in dienst van het politieke proces. Dat betekent dat je de eigenschap bezit om deelnemers in dat proces zowel schriftelijk als mondeling helder te woord te staan;

Je beschikt over goede schrijf- en luistervaardigheden, waardoor de verslaglegging van vergaderingen accuraat is en bijdraagt aan de gewenste borging en opvolging van besluiten.

Een dynamische omgeving vraagt flexibele inzet.

Flexibiliteit, servicegerichtheid, verantwoordelijkheidsbesef, geen 9 tot 5 mentaliteit, assertiviteit, initiatief nemen, organisatietalent en nauwkeurigheid zijn andere belangrijke eigenschappen om deze functie succesvol te kunnen vervullen;

Je werkdagen stem je af op de (vergader)kalender van Provinciale Staten. Vrijdag is vaste vergaderdag. Daarnaast ben je bereid om (waar nodig) ook in de avonduren te werken.

Wat bieden we jou aan?

Een baan waarin jij een verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland. Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een dienstverband aan van 32 – 36 uur per week (0,8 – 1,0 fte). Jouw standplaats is Middelburg.

De arbeidsovereenkomst wordt tijdelijk aangegaan voor een jaar en wordt bij goed functioneren omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € en € (schaal 10, op basis van 1,00 fte per 1 januari 2023) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB) van 22,37% aanvullend op je bruto salaris en goede opleidingsmogelijkheden.

Het inwinnen van referenties, een selectie- en/of ontwikkelassessment en het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure. Mogelijk behoort daartoe ook de uitvoering van een integriteitsscan.

Hoe solliciteren?

Interesse? Klik hieronder op de knop ‘Solliciteren’, vul jouw gegevens in, voeg jouw CV toe en motiveer waarom jij geschikt bent voor deze rol.

Reageren kan t/m donderdag 25 mei 2023

Vragen over de inhoud? Statengriffier Flora van Houwelingen, E: beantwoordt ze graag.

Je kunt erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en beoordelen volgens de functie-vereisten. Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Corporate Recruiter Reinier Wondergem gaat graag met je in gesprek: T: 06 5041 9104

Lees hier meer

Deel deze vacature:

Commissiegriffier – Provincie Zeeland – Middelburg

Provincie Zeeland